¿Cómo…?

Empieza con un PDF o una imagen. Toca el signo más en PaperClerk, elige el documento en Archivos y toca Abrir. Corrige lo que haga falta: aquí elige Recibo Médico y establece Propósito en Reembolso. No enviado es tu recordatorio para dar seguimiento. El recibo revisado queda archivado en la carpeta de la clínica. Si necesitas más tiempo con otro documento, Más tarde lo mantiene pendiente de revisión; a continuación, descubre otras formas de capturar documentos.

▶

Elige cómo capturar: escanear un documento, añadir un gasto personal o de empresa sin recibo o guardar una captura de pantalla. Un atajo en la pantalla de inicio pone estas opciones a mano. En Atajos, crea un atajo con Elegir del menú. Añade la acción de escaneo de PaperClerk y acciones separadas para gastos manuales personales y de empresa a sus ramas correspondientes. Abre Detalles del atajo, elige Añadir a pantalla de inicio y toca Añadir. Toca el nuevo icono para abrir el menú de entrada rápida. Para documentos en papel, elige escanear un documento. Termina el escaneo para crear un PDF, revisa los datos extraídos y archívalo en PaperClerk.

▶

Elige una moneda predeterminada para la biblioteca; PaperClerk la usa como destino para los importes en moneda extranjera. La conversión es una función Pro y sus opciones de tipo de cambio aparecen cuando está disponible. PaperClerk solicita un tipo de cambio para la fecha del documento; cuando está disponible, el importe convertido aparece junto al original con la fecha del tipo y su fuente. Puedes introducir un tipo de cambio verificado para la fecha del documento, que PaperClerk etiqueta como Manual; si no hay tipos históricos, la conversión queda pendiente en vez de usar el tipo de hoy. El importe y la moneda originales siguen disponibles. Gasto manual es una entrada gratuita aparte para una compra sin recibo. Elige Personal o Empresa, introduce el importe que te corresponde y guarda cuando quieras.

▶

En un iPhone compatible, abre Botón de acción en Configuración, elige Atajo y selecciona el atajo de PaperClerk. PaperClerk no puede asignar el botón físico por ti.

▶

La pestaña Plantillas reúne dos patrones: una plantilla de nombre de archivo determina cómo se llama el documento guardado, y una regla de carpeta indica dónde lo guarda PaperClerk. Cuando la vista previa se vea bien, ponle un nombre claro al patrón y toca Guardar. La plantilla aparecerá en la lista para volver a usarla al archivar otros documentos. Las fichas de identidad eligen un nombre guardado o conservan el valor escaneado; Tipo, Propósito y Categoría describen el documento. Fecha, Año y Mes usan la fecha del documento, e Importe, Moneda y Referencia usan datos extraídos; el marcador › inicia un nuevo nivel de carpeta.

▶

Los patrones de carpeta crean una ruta a partir de campos y Subcarpeta marca cada nivel; el valor vacío de Proyecto (escaneado) se omite en esta vista previa. Una Carpeta maestra Pro puede añadir un prefijo de nivel superior. Revisa la vista previa de la ruta y guarda la regla con un nombre claro; el marcador › separa cada nivel de carpeta. Como Proyecto (escaneado) está vacío, se omite y la ruta queda como Proveedor seguido de Tipo.

▶

Las Carpetas maestras Pro añaden una carpeta de nivel superior antes de la regla. En Editar y archivar, elegir una Carpeta maestra puede sustituir el valor guardado de la regla para un solo documento.

▶

Necesita acción es una cola de seguimiento para documentos archivados, separada del archivo consultable de Base de datos. Abre los filtros para limitar la lista a reembolsos personales, facturas a pagar o acciones de empresa; luego busca una referencia impresa, como NC-CLM-0621, cuyo estado en PaperClerk es No enviado.

▶

Elige Facturas a pagar para revisar una factura de servicios públicos Pendiente; tocar Marcar pagado borra el recordatorio de PaperClerk, pero no envía dinero ni contacta al emisor. El seguimiento de reembolsos es independiente: elige No enviado, Solicitado o Reembolsado para registrar tu progreso con el proveedor. Los documentos de empresa usan Mi acción para seguir una tarea, aparte de los estados personales de facturas y reembolsos. Marca la factura ficticia como Necesita acción para añadirla a la cola de empresa y toca Marcar como hecho para quitar el recordatorio; elige Sin seguimiento si no hay nada pendiente, porque PaperClerk solo registra tu decisión dentro de la app, no una aprobación, un pago ni una finalización externos.

▶

Compartir para reembolso parte de un documento: Solo recibo comparte el PDF, mientras que Recibo + información de texto también incluye los campos extraídos, la nota del reembolso y el texto OCR.

▶

Elige un intervalo de fechas y filtra por Personal o Empresa y por acción pendiente; Copiar CSV coloca las filas seleccionadas en el portapapeles sin adjuntar recibos. Los intervalos más amplios requieren Pro. CSV contiene filas listas para una hoja de cálculo; SQLite sirve para análisis filtrado, no para restaurar una copia de seguridad, y la opción Pro Incluir archivos de documentos añade copias de los originales a un ZIP. Agrupar documentos relacionados es opcional y usa vínculos confirmados.

▶

Cada dispositivo conserva su propia base de datos y copias de los documentos archivados; con Pro y la misma cuenta de iCloud, los registros y archivos se sincronizan mediante CloudKit.

▶

La Cadena de documentos comerciales organiza los registros relacionados por etapa: presupuesto, orden de compra, entrega, factura y pago, para seguir el papeleo sin convertirlo en un único archivo. Las referencias impresas ayudan a encontrar posibles coincidencias. Revísalas y confirma cada relación con Enlace. La factura de Cedar Peak y el pago de Northstar comparten la referencia CP-INV-9182, por lo que PaperClerk sugiere el pago; revisa la referencia antes de tocar Enlace para guardar la relación. Después, abre el Comprobante de pago desde la fila de la cadena para ver el archivo. Si no hay sugerencias, Editar Cadena de documentos comerciales permite buscar otra etapa y enlazar un documento archivado.

▶

Quitar enlace elimina la relación entre ambos registros, pero conserva los dos archivos; la acción vuelve a Enlace después de quitarla. Una etapa vacía simplemente no tiene un documento enlazado. Una relación entre archivos no asigna importes de pago ni demuestra que se hayan liquidado.

▶

Elige una moneda predeterminada para la biblioteca; PaperClerk la usa como destino para los importes en moneda extranjera. La conversión es una función Pro y sus opciones de tipo de cambio aparecen cuando está disponible. PaperClerk solicita un tipo de cambio para la fecha del documento; cuando está disponible, el importe convertido aparece junto al original con la fecha del tipo y su fuente. Puedes introducir un tipo de cambio verificado para la fecha del documento, que PaperClerk etiqueta como Manual; si no hay tipos históricos, la conversión queda pendiente en vez de usar el tipo de hoy. El importe y la moneda originales siguen disponibles.

▶

Etiqueta del escaneo muestra NORTHSTAR POWER y la cuenta DEMO-0000. Dale al emisor el nombre familiar Northstar Home y deja activado Recordar para coincidencias. Al archivar se guardan ese nombre y una regla para reconocer documentos futuros.

▶

Esta regla solo coincide si el documento muestra tanto el Proyecto Studio East como el Proveedor CEDAR PEAK OFFICE SUPPLY; las coincidencias parciales siguen en revisión. Etiqueta TOTAL y Reference como fuentes de valores y activa Auto-process: completan esos datos sin cambiar la coincidencia, mientras que la prioridad 50 resuelve empates entre reglas igual de específicas. Las reglas secundarias se aplican si una regla principal no ha elegido el nombre o la carpeta: define condiciones de Tipo, Propósito y Categoría, que se combinan con Y, mientras que los valores elegidos dentro de un campo se combinan con O; Cualquiera omite esa comprobación. Las reglas activadas se evalúan desde arriba; la primera coincidencia aporta los campos que define, los valores predeterminados completan el resto y al arrastrar se cambia el orden. Las opciones de archivado muestran Estándar y Predeterminado para el nombre, y Por proveedor y año y Predeterminado para la carpeta; cada decisión tiene su propio origen. Revisa ambas opciones antes de archivar.

▶

El idioma de la app cambia las etiquetas y los menús de PaperClerk; Idioma del texto del documento es un ajuste OCR separado que puede ayudar a reconocer escaneos difíciles. No traduce el documento original: el texto seleccionable de un PDF se lee directamente.

▶

Ocultar importes hasta desbloquear enmascara los valores en este dispositivo; el control del ojo usa Face ID, Touch ID o el código del dispositivo durante esa sesión, pero no cifra los archivos ni la base de datos. Necesita acción es tu recordatorio, no una confirmación del banco ni de la aseguradora.

▶

Antes de reorganizar, revisa cuántos archivos cambiarán, los destinos actuales y propuestos, y las advertencias: Solo archivos futuros deja los existentes donde están, mientras que Actualizar también los existentes aplica los cambios elegidos. Guardar como nuevo conserva la plantilla, regla o Carpeta maestra actual y sus usos; Deshacer solo se aplica a archivos completados que todavía coinciden con esa operación.

▶