Como faço…?

Comece com um PDF ou uma imagem. Toque no sinal de mais no PaperClerk, escolha o documento em Arquivos e toque em Abrir. Corrija o que for necessário: escolha Recibo Médico e defina a finalidade como Reembolso. Não enviado é o lembrete para fazer o acompanhamento. O recibo revisto está arquivado na pasta da clínica. Se precisar de mais tempo com outro documento, Mais tarde mantém-no para revisão; a seguir, veja as várias formas de captar documentos.

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Escolha o método adequado: digitalizar um documento, adicionar uma despesa pessoal ou comercial sem recibo ou salvar uma captura de tela. Um atalho na Tela de Início facilita o acesso a estas opções. Em Atalhos, crie um atalho com Escolher no menu. Adicione a ação de digitalização do PaperClerk e ações separadas de despesa manual Pessoal e Empresa aos ramos correspondentes. Abra os detalhes do atalho, escolha Adicionar à Tela de Início e toque em Adicionar. Toque no novo ícone para abrir o menu de entrada rápida. Para documentos em papel, escolha digitalizar documento. Termine a digitalização para criar um PDF, reveja os dados extraídos e arquive-o no PaperClerk.

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Escolha a moeda padrão da biblioteca, que o PaperClerk usa como destino para valores em moeda estrangeira. A conversão de moeda é uma funcionalidade Pro e as opções de câmbio aparecem quando a conversão Pro está disponível. O PaperClerk pede uma taxa para a data do documento; quando disponível, o valor convertido surge junto do original com a data da taxa e a origem. Pode inserir uma taxa verificada para a data do documento, identificada como Manual pelo PaperClerk. Se não houver taxas históricas, a conversão fica pendente em vez de usar a taxa de hoje. O valor e a moeda originais continuam disponíveis. Despesa manual é um registro gratuito separado para uma compra sem recibo. Escolha Pessoal ou Empresa, informe a sua parte do valor e salve quando estiver pronto.

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Em um iPhone compatível, abra Botão de ação em Configurações, escolha Atalhos e selecione o atalho do PaperClerk. O PaperClerk não pode atribuir o botão físico por você.

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A aba Modelos reúne dois padrões: o modelo de nome de arquivo define o nome salvo, e a regra de pasta define onde o PaperClerk armazena o arquivo. Quando a prévia estiver correta, dê um nome claro ao padrão e toque em Salvar. O novo modelo aparece na lista e fica pronto para reutilização. Os chips de identidade escolhem um nome salvo ou mantêm o valor digitalizado; Tipo, Finalidade e Categoria classificam o documento. Data, Ano e Mês usam a data do documento; Valor, Moeda e Referência usam os dados extraídos, e o sinal de chevron inicia um novo nível de pasta.

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Os padrões de pasta criam um caminho a partir de campos, e Subpasta marca cada nível; o valor vazio de Projeto (digitalizado) é omitido nesta pré-visualização. Uma Pasta mestre Pro pode acrescentar um prefixo de nível superior. Confira o caminho e salve a regra com um nome claro; o chevron separa cada nível de pasta. Como Projeto (digitalizado) está vazio, esse valor é omitido e o caminho fica com Fornecedor seguido de Tipo.

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As Pastas mestre Pro acrescentam uma pasta de nível superior antes da regra. Em Editar e arquivar, escolher uma Pasta mestre pode substituir o valor salvo da regra para um único documento.

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Precisa de ação é uma fila de seguimento para documentos arquivados, separada do arquivo pesquisável Banco de dados. Abra o filtro para escolher Reembolsos pessoais, Contas para pagar ou Ações empresariais; depois procure uma referência impressa, como o pedido fictício NC-CLM-0621, cujo estado no PaperClerk é Não enviado.

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Escolha as faturas pessoais a pagar para rever uma fatura de serviços públicos Pendente; Marcar como pago remove o lembrete do PaperClerk, mas não envia dinheiro nem contata o emissor. Os reembolsos são acompanhados separadamente: escolha Não enviado, Solicitado ou Reembolsado conforme o progresso junto do prestador. Os documentos empresariais usam Minha ação para acompanhar acompanhamentos à parte dos estados pessoais de pagamento e reembolso. Defina a fatura fictícia como Precisa de ação para a colocar na fila empresarial e toque em Marcar como concluído para retirar o lembrete; escolha Sem acompanhamento se não houver um próximo passo, pois o PaperClerk regista a sua escolha no app, não uma aprovação, pagamento ou conclusão externa.

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Comcompartilhar para reembolso começa com um documento: Apenas recibo compartilha o PDF, enquanto Recibo + informações em texto inclui também os campos extraídos, a nota do reembolso e o texto OCR.

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Escolha um intervalo de datas e filtre por Pessoal ou Empresa e ação em aberto; Copiar CSV coloca as linhas selecionadas na área de transferência sem anexar arquivos de recibos. Intervalos mais alargados exigem Pro. CSV contém linhas para planilhas; SQLite destina-se a análise filtrada, não a restaurar backups. A opção Pro Incluir arquivos do documento adiciona cópias dos originais a um ZIP. Agrupar documentos relacionados é opcional e usa associações confirmadas.

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Cada dispositivo mantém seu banco de dados PaperClerk e cópias dos documentos arquivados; com Pro e a mesma conta iCloud, os registros e arquivos são sincronizados por meio do CloudKit.

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A cadeia de documentos comerciais organiza registros relacionados por etapa: orçamento, ordem de compra, entrega, fatura e pagamento. Assim acompanha os documentos sem os juntar num arquivo. As referências impressas ajudam a encontrar correspondências. Reveja-as e confirme cada relação com Vincular. A fatura Cedar Peak e o pagamento Northstar compartilham a referência CP-INV-9182, pelo que o PaperClerk sugere o pagamento. Verifique a referência antes de tocar em Vincular para salvar a relação. Depois, abra o comprovante de pagamento na linha da cadeia para ver o arquivo. Sem sugestões, Editar cadeia de documentos comerciais permite pesquisar outra etapa e vincular um documento arquivado.

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Remover link apaga a relação entre os dois registros, mas mantém ambos os arquivos no arquivo; a ação volta a Vincular depois da remoção. Uma etapa vazia apenas não tem documento associado. A relação entre arquivos não distribui valores de pagamento nem comprova a liquidação.

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Escolha a moeda padrão da biblioteca, que o PaperClerk usa como destino para valores em moeda estrangeira. A conversão de moeda é uma funcionalidade Pro e as opções de câmbio aparecem quando a conversão Pro está disponível. O PaperClerk pede uma taxa para a data do documento; quando disponível, o valor convertido surge junto do original com a data da taxa e a origem. Pode inserir uma taxa verificada para a data do documento, identificada como Manual pelo PaperClerk. Se não houver taxas históricas, a conversão fica pendente em vez de usar a taxa de hoje. O valor e a moeda originais continuam disponíveis.

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Marcar a partir da digitalização mostra NORTHSTAR POWER e a conta DEMO-0000. Dê ao emissor o nome familiar Northstar Home e mantenha Lembrar para correspondência ativado. Ao arquivar, você salva esse nome e uma regra para futuros documentos correspondentes.

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Esta regra só corresponde se o documento mostrar o projeto Studio East e o fornecedor CEDAR PEAK OFFICE SUPPLY; correspondências parciais continuam em revisão. Marque TOTAL e Reference como fontes de valores e ative Auto-process: essas fontes preenchem os valores sem alterar a correspondência, enquanto a prioridade 50 desempata regras igualmente específicas. As regras secundárias são executadas quando uma regra primária ainda não escolheu o nome ou a pasta: defina condições para Tipo, Finalidade e Categoria, em que os campos usam E, vários valores no mesmo campo usam OU e Qualquer ignora essa verificação. As regras ativadas são executadas de cima para baixo; a primeira correspondência preenche o que definir, os valores padrão completam o resto e arrastar altera a ordem. As escolhas de arquivo mostram Padrão e Padrão para o nome e Por fornecedor e ano e Padrão para a pasta; cada decisão tem a sua origem. Reveja ambas antes de arquivar.

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O idioma do app altera os rótulos e menus do PaperClerk; Idioma do texto do documento é uma definição OCR separada que pode ajudar a reconhecer digitalizações difíceis. Não traduz a origem, e o texto selecionável de um PDF é lido diretamente.

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Ocultar valores até desbloquear mascara os valores neste dispositivo; o controle do olho usa Face ID, Touch ID ou o código do dispositivo durante a sessão, mas não criptografa arquivos nem o banco de dados. Precisa de ação é um lembrete seu, não uma confirmação de um banco ou seguradora.

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Antes de reorganizar, confira a quantidade de arquivos, os destinos antigo e proposto e os avisos: Apenas arquivos futuros mantém os existentes no lugar, enquanto Atualizar também os existentes aplica as alterações escolhidas. Salvar como novo modelo, Salvar como nova regra de pasta ou Salvar como nova pasta mestre preserva a configuração e os usos existentes; Desfazer só se aplica a arquivos concluídos que ainda correspondam a esse trabalho.

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