Comment… ?

Commencez avec un PDF ou une image. Touchez le signe plus dans PaperClerk, choisissez le document dans Fichiers, puis Ouvrir. Corrigez ce qui doit l’être : choisissez ici Reçu médical, puis Remboursement comme objectif. Non soumis vous rappelle d’effectuer le suivi. Votre reçu vérifié est classé dans le dossier de la clinique. Pour un autre document qui demande plus de temps, Plus tard le garde à vérifier ; découvrons maintenant les différentes méthodes de capture.

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Choisissez la méthode adaptée : numériser un document, ajouter une dépense personnelle ou professionnelle sans reçu, ou enregistrer une capture d’écran. Un raccourci sur l’écran d’accueil met ces choix à portée de main. Dans Raccourcis, créez un raccourci avec Choisir dans le menu. Ajoutez l’action de numérisation PaperClerk et des actions distinctes de dépense manuelle personnelle et professionnelle dans leurs branches respectives. Ouvrez les détails du raccourci, choisissez Sur l’écran d’accueil, puis Ajouter. Touchez la nouvelle icône pour ouvrir le menu de saisie rapide. Pour un document papier, choisissez la numérisation. Terminez pour créer un PDF, puis vérifiez les informations extraites et classez le document dans PaperClerk.

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Choisissez la devise par défaut de la bibliothèque ; PaperClerk l’utilise comme cible pour les montants en devise étrangère. La conversion est une fonction Pro, et ses options de taux s’affichent lorsqu’elle est disponible. PaperClerk demande un taux à la date du document ; lorsqu’il est disponible, le montant converti apparaît à côté de l’original, avec la date du taux et sa source. Vous pouvez saisir un taux vérifié pour la date du document, identifié comme Manuel par PaperClerk. Si les taux historiques sont indisponibles, la conversion reste en attente au lieu d’utiliser le taux du jour. Le montant et la devise d’origine restent accessibles. Dépense manuelle est une entrée gratuite distincte pour un achat sans reçu. Choisissez Personnel ou Entreprise, saisissez votre part du montant et enregistrez quand vous le souhaitez.

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Sur un iPhone compatible, ouvrez Bouton d’action dans Réglages, choisissez Raccourci, puis sélectionnez le raccourci PaperClerk. PaperClerk ne peut pas affecter le bouton physique à votre place.

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L’onglet Modèles réunit deux formats : le modèle de nom de fichier définit le nom enregistré, et la règle de dossier indique où PaperClerk le range. Quand l’aperçu vous convient, donnez un nom explicite au modèle et touchez Enregistrer. Le nouveau modèle apparaît dans la liste et pourra être réutilisé lors du classement d’un autre document. Les jetons d’identité utilisent un nom enregistré ou conservent la valeur numérisée ; Type, Objectif et Catégorie décrivent le document. Date, Année et Mois reprennent sa date ; Montant, Devise et Référence utilisent les détails extraits, et le chevron › ouvre un nouveau niveau de dossier.

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Les modèles de dossier construisent un chemin avec des champs, et Sous-dossier marque chaque niveau ; le Projet (tel que numérisé) vide est omis dans cet aperçu. Un Dossier principal Pro peut ajouter un préfixe de premier niveau. Vérifiez l’aperçu du chemin, puis enregistrez la règle avec un nom explicite ; le chevron sépare chaque niveau de dossier. Ici, Projet (tel que numérisé) est vide et disparaît du chemin, qui contient donc Fournisseur puis Type.

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Les Dossiers principaux Pro ajoutent un dossier de premier niveau avant la règle. Dans Modifier et classer, le choix d’un Dossier principal peut remplacer celui de la règle pour un seul document.

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À traiter est une file de suivi des documents classés, séparée de l’archive consultable dans Base de données. Ouvrez les filtres pour afficher les remboursements personnels, les factures à payer ou les actions commerciales ; cherchez ensuite une référence imprimée, comme NC-CLM-0621, dont le statut PaperClerk est Non soumis.

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Choisissez les factures personnelles à payer pour examiner une facture de services publics En attente ; Marquer comme payé retire le rappel de PaperClerk, sans envoyer d’argent ni contacter l’émetteur. Le suivi des remboursements est distinct : choisissez Non soumis, Demandé ou Remboursé selon votre progression auprès du prestataire. Les documents commerciaux utilisent Mon action pour suivre une tâche, séparément des statuts personnels de facture ou de remboursement. Définissez À traiter pour ajouter la facture fictive à la file commerciale, puis touchez Marquer terminé pour effacer le rappel ; choisissez Aucun suivi s’il n’y a rien à suivre, car PaperClerk enregistre votre choix dans l’app, pas une approbation, un paiement ou une réalisation externe.

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Partager pour remboursement commence par un document : Reçu uniquement partage le PDF, tandis que Reçu + informations textuelles ajoute les champs extraits, la remarque de remboursement et le texte OCR.

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Choisissez une période, puis filtrez par Personnel ou Professionnel et par action ouverte ; Copier le fichier CSV place les lignes sélectionnées dans le presse-papiers sans joindre les reçus. Les périodes plus larges nécessitent Pro. CSV fournit des lignes pour tableur ; SQLite sert à l’analyse filtrée, pas à la restauration d’une sauvegarde. L’option Pro Inclure les fichiers du document ajoute des copies des originaux dans un ZIP. Regrouper les documents liés est facultatif et utilise les liens confirmés.

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Chaque appareil conserve sa propre base PaperClerk et ses copies des documents classés ; avec Pro et le même compte iCloud, les éléments et fichiers se synchronisent via CloudKit.

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La Chaîne de documents commerciaux organise les éléments liés par étape : devis, bon de commande, livraison, facture et paiement. Vous suivez ainsi les documents sans les fusionner. Les références imprimées aident à trouver une correspondance. Vérifiez-les et confirmez chaque relation avec Lien. La facture Cedar Peak et le paiement Northstar partagent la référence CP-INV-9182 ; PaperClerk suggère donc le paiement. Vérifiez la référence avant de toucher Lien pour enregistrer la relation. Ensuite, ouvrez le justificatif de paiement depuis la ligne de la chaîne. Sans suggestion, Modifier la Chaîne de documents commerciaux permet de chercher une autre étape et de lier un document classé.

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Supprimer le lien retire l’association entre les deux éléments, mais garde les deux fichiers dans les archives ; l’action redevient Lien après le retrait. Une étape vide n’a simplement aucun document lié. Une relation ne répartit pas un montant de paiement et ne prouve pas son règlement.

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Choisissez la devise par défaut de la bibliothèque ; PaperClerk l’utilise comme cible pour les montants en devise étrangère. La conversion est une fonction Pro, et ses options de taux s’affichent lorsqu’elle est disponible. PaperClerk demande un taux à la date du document ; lorsqu’il est disponible, le montant converti apparaît à côté de l’original, avec la date du taux et sa source. Vous pouvez saisir un taux vérifié pour la date du document, identifié comme Manuel par PaperClerk. Si les taux historiques sont indisponibles, la conversion reste en attente au lieu d’utiliser le taux du jour. Le montant et la devise d’origine restent accessibles.

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Étiqueter depuis la numérisation affiche NORTHSTAR POWER et le compte DEMO-0000. Donnez au fournisseur le nom familier Northstar Home et laissez Mémoriser pour la correspondance activé. Le classement enregistre ce nom et une règle pour les futurs documents correspondants.

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Cette règle correspond uniquement si le document affiche le projet Studio East et le fournisseur CEDAR PEAK OFFICE SUPPLY ; une correspondance partielle reste à vérifier. Associez TOTAL et Reference aux sources de valeurs, puis activez Auto-process : ces sources remplissent les valeurs sans modifier la correspondance, tandis que la priorité 50 départage les règles aussi précises. Les règles secondaires s’appliquent si une règle principale n’a pas choisi le nom ou le dossier : définissez des conditions de Type, Objectif et Catégorie, combinées avec ET, tandis que plusieurs valeurs d’un même champ se combinent avec OU ; Toute valeur ignore ce contrôle. Les règles activées sont lues de haut en bas : la première correspondance fournit les champs qu’elle définit, les valeurs par défaut complètent le reste et le glisser-déposer change l’ordre. Les choix de classement affichent Standard et Par défaut pour le nom, puis Par fournisseur et année et Par défaut pour le dossier ; chaque choix a sa propre origine. Vérifiez les deux avant de classer.

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La langue de l’app modifie les libellés et menus PaperClerk ; Langue du texte du document est un réglage OCR distinct qui peut aider à reconnaître les scans difficiles. Il ne traduit pas la source : le texte sélectionnable d’un PDF est lu directement.

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Masquer les montants jusqu’au déverrouillage masque les valeurs sur cet appareil ; le bouton en forme d’œil utilise Face ID, Touch ID ou le code de l’appareil pendant la session, mais cela ne chiffre ni les fichiers ni la base de données. À traiter est votre rappel, pas une confirmation de la banque ou de l’assureur.

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Avant de réorganiser, vérifiez le nombre de fichiers concernés, les anciennes et nouvelles destinations ainsi que les avertissements : Futurs fichiers uniquement laisse les fichiers existants en place, tandis que Mettre aussi à jour les fichiers existants applique les modifications choisies. Enregistrer comme nouveau conserve le modèle, la règle ou le Dossier principal actuel et ses usages ; Annuler ne s’applique qu’aux fichiers traités qui correspondent encore à cette opération.

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