Как мне…?

Начните с PDF или изображения. Нажмите плюс в PaperClerk, выберите документ в приложении «Файлы» и нажмите «Открыть». Исправьте нужные поля: здесь выберите «Медицинская квитанция», затем поле «Цель» «Возмещение». Статус «Не подано» напоминает о дальнейших действиях. Проверенная квитанция размещена в папке клиники. Если на другой документ нужно больше времени, «Позже» оставит его на проверке. Далее рассмотрим разные способы добавления документов.

Выберите подходящий способ: сканирование документа, личный или деловой расход без квитанции либо снимок экрана. Быстрая команда на экране «Домой» делает эти действия доступнее. В приложении «Команды» создайте быструю команду с действием «Выбрать из меню». Добавьте сканирование PaperClerk и отдельные действия ручного расхода для личных и деловых операций в соответствующие ветви. Откройте сведения о быстрой команде, выберите «На экран Домой» и нажмите «Добавить». Новый значок открывает меню быстрого ввода. Для бумажных документов выберите сканирование. Завершите его, чтобы создать PDF, затем проверьте извлечённые данные и разместите документ в PaperClerk.

Выберите валюту библиотеки по умолчанию — PaperClerk использует ее для пересчета сумм в иностранной валюте. Конвертация валюты доступна в Pro, а параметры курса появятся, когда функция Pro будет доступна. PaperClerk запрашивает курс на дату документа. Если курс доступен, пересчитанная сумма отображается рядом с исходной вместе с датой курса и источником. Можно ввести проверенный курс на дату документа; PaperClerk пометит его как ручной. Если исторические курсы недоступны, конвертация остаётся в ожидании, а сегодняшний курс не подставляется. Исходная сумма и валюта остаются доступны. «Расход вручную» — отдельная бесплатная запись о покупке без квитанции. Выберите «Личное» или «Бизнес», введите свою часть суммы и сохраните запись, когда будете готовы.

На совместимом iPhone откройте в настройках пункт «Кнопка действия», выберите «Команда» и укажите быструю команду PaperClerk. Сам PaperClerk не может назначить аппаратную кнопку.

На вкладке «Шаблоны» собраны два типа правил: шаблон имени задает имя сохраненного файла, а правило папки — место, куда PaperClerk его помещает. Если предпросмотр выглядит правильно, дайте шаблону понятное имя и нажмите «Сохранить». Новый шаблон появится в списке и будет готов к повторному использованию. Чипы идентификаторов выбирают сохраненное имя или оставляют значение скана; «Тип», «Цель» и «Категория» описывают документ. «Дата», «Год» и «Месяц» берут дату документа, «Сумма», «Валюта» и «Ссылка» — извлеченные сведения, а значок «›» начинает новый уровень папки.

Шаблоны папок строят путь из полей, а подпапка отмечает каждый уровень. Пустое поле «Проект (как отсканировано)» в этом предпросмотре пропускается. Основная папка Pro может добавить верхний уровень пути. Проверьте путь и сохраните правило с понятным именем; знак-уголок разделяет уровни папок. Пустой «Проект (как отсканировано)» пропускается, поэтому путь содержит продавца, а затем тип.

Основные папки Pro добавляют папку верхнего уровня перед путём правила. При «Изменить и зарегистрировать» можно выбрать «Основная папка» вместо значения правила для одного документа.

«Требуется действие» — очередь напоминаний для отсортированных документов, отдельно от поискового архива «База данных». Откройте фильтр и выберите личные возмещения, счета для оплаты или деловые действия, затем найдите печатный номер, например вымышленное заявление NC-CLM-0621 со статусом «Не подано» в PaperClerk.

Выберите личные счета к оплате и откройте ожидающий оплаты коммунальный счёт. «Отметить оплаченное» убирает напоминание из PaperClerk, но не переводит деньги и не связывается с поставщиком. Возмещения отслеживаются отдельно: выбирайте «Не подано», «Заявлено» или «Возмещено» по мере выполнения действий у поставщика. Для деловых документов используйте «Мое действие», чтобы отслеживать свои дальнейшие шаги отдельно от личных платежей и возмещений. Установите для вымышленного счета статус «Требуется действие», чтобы он появился в деловой очереди, и нажмите «Отметить Готово», чтобы убрать напоминание; выберите «Не отслеживается», если следующего шага нет, — PaperClerk записывает только ваш выбор в приложении, а не внешнее одобрение, оплату или завершение.

«Поделиться для возмещения» начинается с одного документа: «Только квитанция» отправляет PDF, а «Квитанция + текстовая информация» добавляет извлечённые поля, примечание к возмещению и текст OCR.

Выберите период и фильтры «Личное» или «Бизнес» и открытое действие. «Копировать CSV-файл» помещает выбранные строки в буфер обмена без файлов квитанций. Расширенные периоды требуют Pro. CSV содержит строки для таблиц; SQLite — отфильтрованные данные для анализа, а не резервную копию для восстановления. Опция Pro «Включить файлы документов» добавляет копии оригиналов в ZIP. «Группировать связанные документы» необязательна и использует подтверждённые ссылки.

Каждое устройство хранит свою базу PaperClerk и копии размещённых документов. С Pro и одной учётной записью iCloud записи и файлы синхронизируются через CloudKit.

Цепочка деловых документов организует связанные записи по этапам: предложение, заказ на закупку, доставка, счёт и платёж. Так можно проследить документы, не объединяя их в один файл. Печатные номера помогают найти возможные связи. Проверьте номера и подтвердите каждую связь кнопкой «Ссылка». У счёта Cedar Peak и платежа Northstar общий номер CP-INV-9182, поэтому PaperClerk предлагает этот платёж. Проверьте номер документа перед нажатием «Ссылка». Затем откройте платёжный документ из строки цепочки для просмотра файла. Если предложения нет, редактирование цепочки деловых документов позволяет найти другой этап и связать размещённый документ.

«Удалить ссылку» убирает связь между двумя записями, но сохраняет оба файла в архиве; после удаления действие снова называется «Ссылка». Пустой этап означает, что связанного документа нет. Связь файлов не распределяет сумму платежа и не подтверждает расчёт.

Выберите валюту библиотеки по умолчанию — PaperClerk использует ее для пересчета сумм в иностранной валюте. Конвертация валюты доступна в Pro, а параметры курса появятся, когда функция Pro будет доступна. PaperClerk запрашивает курс на дату документа. Если курс доступен, пересчитанная сумма отображается рядом с исходной вместе с датой курса и источником. Можно ввести проверенный курс на дату документа; PaperClerk пометит его как ручной. Если исторические курсы недоступны, конвертация остаётся в ожидании, а сегодняшний курс не подставляется. Исходная сумма и валюта остаются доступны.

«Пометить по скану» показывает NORTHSTAR POWER и счёт DEMO-0000. Задайте поставщику удобное имя Northstar Home и оставьте «Запомнить для сопоставления» включённым. При размещении сохранятся имя и правило для будущих совпадающих документов.

Правило срабатывает, только если в документе указаны Project Studio East и Vendor CEDAR PEAK OFFICE SUPPLY; при частичном совпадении документ остается на проверке. Укажите TOTAL и Reference как источники значений и включите Auto-process: источники заполняют эти поля, но не меняют условия сопоставления, а приоритет 50 разрешает равенство одинаково подробных правил. Дополнительные правила запускаются, если основное еще не выбрало имя или папку: задайте условия для типа, цели и категории, где поля объединяются через И, несколько значений одного поля — через ИЛИ, а «Любое» пропускает эту проверку. Активные правила выполняются сверху вниз: первое совпадение задает выбранные значения, остальное заполняют значения по умолчанию, а перетаскивание меняет порядок. В параметрах размещения для имени указаны «Стандартный» и «По умолчанию», а для папки — «По поставщику и году» и «По умолчанию». У каждого выбора свой источник. Проверьте оба перед размещением.

Язык приложения меняет подписи и меню PaperClerk; параметр «Язык текста документа» отдельно задает подсказку для OCR и может помочь со сложными сканами. Он не переводит оригинал, а выделяемый текст PDF считывается напрямую.

Параметр «Скрывать суммы до разблокировки» скрывает суммы на этом устройстве; кнопка с глазом использует Face ID, Touch ID или код устройства на время сеанса, но не шифрует файлы и базу данных. «Требуется действие» — ваше напоминание, а не подтверждение от банка или страховой компании.

Перед реорганизацией проверьте количество файлов, исходные и предлагаемые места сохранения и предупреждения: «Только будущие файлы» оставляет существующие на месте, а «Обновить также существующие файлы» применяет выбранные изменения. «Сохранить как новый шаблон», «Сохранить как новое правило папки» или «Сохранить как новую основную папку» сохраняет прежние настройки и их использование; отмена действует только для завершенных файлов, которые по-прежнему соответствуют задаче.