如何…？

从 PDF 或图片开始。在 PaperClerk 中点按加号，在“文件”中选择文档，然后点按“打开”。 更新需要更正的信息：这里选择“医疗收据”，再将目的设为“报销”。“未提交”是提醒您跟进的状态。 审核后的收据已归档到诊所文件夹。如果另一份文档需要更多时间，可选择“稍后”，将它保留在待审核列表中。接下来看看灵活的文档输入方式。

选择适合的输入方式：扫描文档、添加没有收据的个人或商务支出，或保存截屏。主屏幕上的快捷指令可以让这些选项触手可及。 在“快捷指令”中创建使用“从菜单中选取”的快捷指令。将 PaperClerk 扫描操作，以及分别用于个人和商务的手动支出操作，加入对应分支。 打开快捷指令的详细信息，选择“添加到主屏幕”，再点按“添加”。之后点按新图标，即可打开快速输入菜单。 纸质文档请选择扫描文档。完成扫描以创建 PDF，再审核提取的信息，并在 PaperClerk 中归档。

选择资料库的默认货币，PaperClerk 会将外币金额转换为该货币。货币转换是 Pro 功能，只有在 Pro 转换可用时才会显示汇率选项。 PaperClerk 请求文档日期的汇率；汇率可用时，换算金额显示在原金额旁边，并附有汇率日期和来源。 您可以输入已核实的文档日期汇率，PaperClerk 会将其标为“手动”；如果没有历史汇率，换算会保持待处理，而不会改用今天的汇率。原金额和原币种始终可查看。 手动支出”是用于记录无收据购买的独立免费条目。选择“个人”或“商务”，输入您承担的金额，准备好后保存。

在支持此功能的 iPhone 上，打开“设置”中的“操作按钮”，选择“快捷指令”，然后选取 PaperClerk 快捷指令。PaperClerk 无法替您分配硬件按钮。

模板”标签页中有两类模式：文件名模板决定保存后的文件名，文件夹规则决定 PaperClerk 将文档存放在哪里。 预览正确后，为模式输入清晰的名称并点按“保存”。新模板会出现在列表中，可供下次归档时使用。 身份芯片用于选择已保存名称或保留扫描值；“类型”“目的”和“类别”用于描述文档。“日期”“年份”和“月份”使用文档日期，“金额”“货币”和“参考编号”使用提取信息，而尖括号分隔符会开始新的文件夹层级。

文件夹模式根据字段构建路径，子文件夹标记每一级。在此预览中，项目（扫描值）字段为空，因此会省略。Pro 主文件夹可以添加顶层路径前缀。 检查路径预览，并为规则输入清晰的名称；尖括号分隔各个文件夹层级。由于“项目（扫描值）”为空，它会被省略，路径中将先显示供应商，再显示类型。

Pro 主文件夹在规则路径之前添加顶层文件夹。在“编辑和归档”中选择主文件夹，可以为单份文档覆盖规则中保存的设置。

待处理”是已归档文档的后续事项队列，与可搜索的“数据库”归档区分开来。打开筛选器，可选择个人报销、应付账单或商务操作；然后搜索印刷的参考编号，例如 PaperClerk 中状态为“未提交”的虚构申请 NC-CLM-0621。

选择个人应付账单，查看处于待付款状态的公用事业账单；点按“标记为已付款”只会清除 PaperClerk 中的提醒，不会转账或联系账单方。报销单独跟踪：根据与提供方的办理进度，选择“未提交”“已申请报销”或“已报销”。 商务文档使用“我的操作”跟踪您自己的后续事项，与个人付款和报销状态分开。将虚构发票设为“待处理”，使其进入商务队列，然后点按“标记完成”清除提醒；如果没有下一步，请选择“未跟踪”，因为 PaperClerk 只记录您在应用中的选择，不代表外部批准、付款或完成。

分享以报销”从一份文档开始：“仅收据”分享 PDF，“收据 + 文本信息”还会附上提取字段、报销备注和 OCR 文本。

选择日期范围，再按个人或商务及未完成事项筛选；“复制 CSV”将所选记录行放入剪贴板，不会附加收据文件。更大的日期范围需要 Pro。 CSV 提供适用于电子表格的数据行；SQLite 是筛选后的分析数据，不是恢复备份。Pro 的“包含文档文件”选项将原件副本加入 ZIP。“将相关文件分组”为可选功能，只使用已确认的链接。

每台设备保留自己的 PaperClerk 数据库和已归档文档副本；使用 Pro 并登录同一 iCloud 账号时，记录和文档文件会通过 CloudKit 同步。

业务单据链按报价、采购订单、交付、发票或账单，以及付款等阶段组织相关记录，让您跟踪整套文件，而无需合并成一个文件。印刷的参考编号有助于找到关联候选。请检查编号，再用“链接”确认每项关系。 Cedar Peak 发票和 Northstar 付款具有相同的参考编号 CP-INV-9182，因此 PaperClerk 会建议该付款记录。点按“链接”保存关系前，请核对文档编号。确认后，可从单据链行打开付款凭证查看文件。如果没有建议，可在编辑业务单据链中搜索其他阶段，链接已归档的文档。

删除链接会解除这两条记录的关联，但两份文件仍保留在归档中；移除后，操作会恢复为“链接”。某个阶段为空，仅表示没有链接文档。文件关联不会分配付款金额，也不能证明款项已经结清。

选择资料库的默认货币，PaperClerk 会将外币金额转换为该货币。货币转换是 Pro 功能，只有在 Pro 转换可用时才会显示汇率选项。 PaperClerk 请求文档日期的汇率；汇率可用时，换算金额显示在原金额旁边，并附有汇率日期和来源。 您可以输入已核实的文档日期汇率，PaperClerk 会将其标为“手动”；如果没有历史汇率，换算会保持待处理，而不会改用今天的汇率。原金额和原币种始终可查看。

从扫描中标记”显示 NORTHSTAR POWER 和账号 DEMO-0000。将账单方命名为便于识别的 Northstar Home，并保持“记住以便匹配”开启。归档时会保存该名称，以及供以后匹配文档使用的规则。

只有扫描到的 Project Studio East 和 Vendor CEDAR PEAK OFFICE SUPPLY 都出现在文档中时，此规则才匹配；部分匹配仍会留待检查。将印刷的 TOTAL 和 Reference 标记为数值来源并启用 Auto-process：这些来源会填入对应数值，但不会改变匹配条件；优先级 50 用于区分同样具体的规则。 如果主要规则尚未选出文件名或文件夹，就会运行次要规则：设置类型、目的和类别条件，字段之间使用“与”，同一字段中多个值之间使用“或”，“任意”会跳过该项检查。已启用的规则从上到下运行；第一个匹配项填入其设置的内容，默认值补齐其余部分，拖动可调整顺序。 归档选项中，文件名显示“标准”和“默认”，文件夹显示“按供应商和年份”和“默认”；每项选择都有独立来源。归档前请检查这两项设置。

应用语言会更改 PaperClerk 的标签和菜单；“文档文本语言”是单独的 OCR 设置，可帮助识别难以读取的扫描件。它不会翻译原文，可选中的 PDF 文本会直接读取。

解锁前隐藏金额”会在此设备上遮挡金额；眼睛图标使用 Face ID、Touch ID 或设备密码，在本次会话中显示金额，但不会加密文件或数据库。“待处理”是您自己的提醒，并非银行或保险公司的确认。

重新整理前，请检查文件数量、原位置和建议位置，以及所有警告：“仅限以后的文件”会让现有文件保持原位，“同时更新现有文件”则会应用所选更改。“另存为新模板”“另存为新文件夹规则”或“另存为新主文件夹”会保留现有设置和用途；撤消只适用于仍符合该任务条件的已完成文件。