Hoe doe ik…?

Begin met een PDF of afbeelding. Tik op de plus in PaperClerk, kies je document in Bestanden en tik op Open. Verbeter wat nodig is: kies hier Medische kwitantie en stel het doel in op Declaratie. Niet ingediend is je herinnering om op te volgen. Je gecontroleerde betalingsbewijs staat in de map van de kliniek. Heb je voor een ander document meer tijd nodig, dan houdt Later het klaar voor controle. Hierna bekijken we de verschillende manieren om documenten vast te leggen.

▶

Kies wat past: een document scannen, een persoonlijke of zakelijke uitgave zonder betalingsbewijs toevoegen of een schermafbeelding bewaren. Met een opdracht op het beginscherm zijn deze keuzes snel bereikbaar. Maak in Opdrachten een opdracht met Kies uit menu. Voeg de scanactie van PaperClerk en aparte acties voor persoonlijke en zakelijke handmatige uitgaven aan de bijbehorende takken toe. Open de details van de opdracht, kies Zet op beginscherm en tik op Voeg toe. Tik op het nieuwe symbool om het snelinvoermenu te openen. Kies Document scannen voor papieren documenten. Rond de scan af om een PDF te maken, controleer de uitgelezen gegevens en archiveer het document in PaperClerk.

▶

Kies een standaardvaluta voor de bibliotheek; PaperClerk gebruikt die als doelvaluta voor bedragen in vreemde valuta. Valuta omrekenen is een Pro-functie en de wisselkoersopties verschijnen wanneer Pro-omrekening beschikbaar is. PaperClerk vraagt een koers voor de documentdatum op. Als die beschikbaar is, verschijnt het omgerekende bedrag naast het origineel, met de koersdatum en bron. Je kunt een voor de documentdatum gecontroleerde koers invoeren; PaperClerk geeft die het label Handmatig. Zijn historische koersen niet beschikbaar, dan blijft de omrekening in behandeling in plaats van de koers van vandaag te gebruiken. Het oorspronkelijke bedrag en de valuta blijven beschikbaar. Handmatige uitgave is een aparte gratis invoer voor een aankoop zonder betalingsbewijs. Kies Persoonlijk of Zakelijk, voer uw eigen deel van het bedrag in en sla op wanneer u klaar bent.

▶

Open op een ondersteunde iPhone Actieknop in Instellingen, kies Opdracht en selecteer de PaperClerk-opdracht. PaperClerk kan de hardwareknop niet voor u instellen.

▶

Op het tabblad Sjablonen staan twee patronen bij elkaar: een bestandsnaamsjabloon bepaalt de naam van een opgeslagen bestand en een mapregel bepaalt waar PaperClerk het opslaat. Als de preview klopt, geeft u het patroon een duidelijke naam en tikt u op Opslaan. Het nieuwe sjabloon staat nu in de lijst en is klaar voor een volgend document. Naamchips kiezen een opgeslagen naam of behouden de scanwaarde; Type, Doel en Categorie beschrijven het document. Datum, Jaar en Maand gebruiken de documentdatum; Bedrag, Valuta en Referentie gebruiken geëxtraheerde gegevens, en het hoekteken begint een nieuwe maplaag.

▶

Mappatronen bouwen een pad uit velden; Submap markeert elk niveau. De lege Project (zoals gescand)-waarde wordt in dit voorbeeld weggelaten. Een Pro-hoofdmap kan een bovenliggend niveau toevoegen. Controleer het pad in de preview en sla de regel op met een duidelijke naam; het hoekteken scheidt de mapniveaus. De lege waarde Project (zoals gescand) valt weg, zodat het pad Verkoper gevolgd door Type toont.

▶

Pro-hoofdmappen voegen een bovenliggende map toe vóór het regelpad. Bij Bewerken en archiveren kan je hoofdmapkeuze de opgeslagen regelwaarde voor één document vervangen.

▶

Actie nodig is een opvolgingswachtrij voor gearchiveerde documenten, los van het doorzoekbare Database-archief. Open het filter om te kiezen uit Persoonlijke declaraties, Rekeningen om te betalen of Zakelijke acties; zoek daarna een afgedrukte referentie, zoals de fictieve declaratie NC-CLM-0621 met status Niet ingediend in PaperClerk.

▶

Kies persoonlijke te betalen rekeningen om een openstaande nutsrekening te bekijken. Markeer betaald verwijdert de herinnering uit PaperClerk, maar verstuurt geen geld en neemt geen contact op met de afzender. Declaraties volg je apart: kies Niet ingediend, Gedeclareerd of Vergoed voor je voortgang bij de dienstverlener. Zakelijke documenten gebruiken Mijn actie voor opvolging die u wilt bijhouden, apart van persoonlijke betaal- en declaratiestatussen. Zet de fictieve factuur op Actie nodig om die in de zakelijke wachtrij te plaatsen en tik op Markeer klaar om de herinnering te wissen; kies Niet gevolgd als er geen volgende stap is, want PaperClerk legt uw keuze alleen in de app vast en bevestigt geen externe goedkeuring, betaling of voltooiing.

▶

Delen voor declaratie begint met één document: Alleen betalingsbewijs deelt de PDF, terwijl Betalingsbewijs + tekstinformatie ook de uitgelezen velden, declaratieopmerking en OCR-tekst toevoegt.

▶

Kies een periode en filter op Persoonlijk of Zakelijk en open actie. Kopieer CSV zet de geselecteerde recordrijen op het klembord zonder betalingsbewijzen bij te voegen. Grotere perioden vereisen Pro. CSV bevat rijen voor spreadsheets; SQLite biedt gefilterde analyse en is geen herstelback-up. De Pro-optie Documentbestanden opnemen voegt kopieën van de originelen toe aan een ZIP. Gerelateerde documenten groeperen is optioneel en gebruikt bevestigde koppelingen.

▶

Elk apparaat bewaart zijn eigen PaperClerk-database en kopieën van gearchiveerde documenten. Met Pro op hetzelfde iCloud-account synchroniseren records en documentbestanden via CloudKit.

▶

De Keten van zakelijke documenten ordent gerelateerde records per stap: offerte, inkooporder, levering, factuur en betaling. Zo volg je het papierwerk zonder er één bestand van te maken. Gedrukte referenties helpen mogelijke matches te vinden. Controleer ze en bevestig elke relatie met Koppeling. De Cedar Peak-factuur en Northstar-betaling delen referentie CP-INV-9182, dus stelt PaperClerk de betaling voor. Controleer de documentreferentie voordat je op Koppeling tikt om de relatie op te slaan. Open daarna de betalingsvoucher vanuit de ketenrij om het bestand te bekijken. Zonder suggestie kun je via Keten van zakelijke documenten bewerken een andere stap doorzoeken en een gearchiveerd document koppelen.

▶

Koppeling verwijderen wist de relatie tussen de twee records, maar laat beide bestanden in het archief. De actie wordt daarna weer Koppeling. Bij een ontbrekende stap is er gewoon geen gekoppeld document. Een bestandsrelatie verdeelt geen betaalbedrag en bewijst niet dat een betaling is voldaan.

▶

Kies een standaardvaluta voor de bibliotheek; PaperClerk gebruikt die als doelvaluta voor bedragen in vreemde valuta. Valuta omrekenen is een Pro-functie en de wisselkoersopties verschijnen wanneer Pro-omrekening beschikbaar is. PaperClerk vraagt een koers voor de documentdatum op. Als die beschikbaar is, verschijnt het omgerekende bedrag naast het origineel, met de koersdatum en bron. Je kunt een voor de documentdatum gecontroleerde koers invoeren; PaperClerk geeft die het label Handmatig. Zijn historische koersen niet beschikbaar, dan blijft de omrekening in behandeling in plaats van de koers van vandaag te gebruiken. Het oorspronkelijke bedrag en de valuta blijven beschikbaar.

▶

Taggen vanuit scan toont NORTHSTAR POWER en rekening DEMO-0000. Geef de afzender de herkenbare naam Northstar Home en laat Onthouden voor matching ingeschakeld. Archiveren slaat die naam en een regel voor toekomstige overeenkomende documenten op.

▶

Deze regel komt alleen overeen als het document zowel Project Studio East als Vendor CEDAR PEAK OFFICE SUPPLY bevat; gedeeltelijke overeenkomsten blijven ter controle staan. Koppel TOTAL en Reference als waardebronnen en schakel Auto-process in: deze bronnen vullen de waarden zonder de overeenkomst te wijzigen, terwijl prioriteit 50 gelijke, even specifieke regels rangschikt. Secundaire regels gelden wanneer een primaire regel nog geen bestandsnaam of map heeft gekozen: stel voorwaarden in voor Type, Doel en Categorie, waarbij velden EN gebruiken, meerdere waarden binnen één veld OF gebruiken en Alle die controle overslaat. Ingeschakelde regels lopen van boven naar beneden; de eerste match vult wat die instelt, Standaard vult de rest aan en slepen verandert de volgorde. De archiefkeuzes tonen Standaard en Standaardkeuze voor de bestandsnaam en Op leverancier en jaar en Standaardkeuze voor de map; elke keuze heeft een eigen bron. Controleer beide voordat je archiveert.

▶

De apptaal verandert de labels en menu's van PaperClerk; Documentteksttaal is een aparte OCR-instelling die de herkenning van lastige scans kan helpen. De instelling vertaalt de bron niet; selecteerbare PDF-tekst wordt rechtstreeks gelezen.

▶

Verberg bedragen totdat ze worden ontgrendeld maskeert bedragen op dit apparaat; het oogpictogram gebruikt Face ID, Touch ID of de toegangscode tijdens die sessie, maar versleutelt bestanden of de database niet. Actie nodig is uw herinnering, geen bevestiging van een bank of verzekeraar.

▶

Controleer vóór het opnieuw indelen het aantal bestanden, de oude en voorgestelde bestemmingen en waarschuwingen: Alleen toekomstige bestanden laat bestaande bestanden staan, terwijl Ook bestaande bestanden bijwerken de gekozen wijzigingen toepast. Opslaan als nieuw sjabloon, mapregel of hoofdmap behoudt de bestaande instelling en het gebruik; Ongedaan maken geldt alleen voor voltooide bestanden die nog bij die taak passen.

▶