Bagaimana untuk…?

Mulakan dengan PDF atau imej. Ketik tanda tambah dalam PaperClerk, pilih dokumen dalam Fail dan ketik Buka. Betulkan apa yang perlu: di sini, pilih Resit Perubatan, kemudian tetapkan tujuan kepada Tuntutan. Tidak diserahkan ialah peringatan untuk membuat susulan. Resit yang disemak difailkan dalam folder klinik. Jika dokumen lain memerlukan lebih masa, Kemudian menyimpannya untuk semakan; seterusnya, terokai pelbagai cara memasukkan dokumen.

▶

Pilih cara yang sesuai: imbas dokumen, tambah perbelanjaan peribadi atau perniagaan tanpa resit, atau simpan tangkapan skrin. Pintasan pada Skrin Utama memudahkan akses kepada pilihan ini. Dalam Pintasan, cipta pintasan Pilih daripada Menu. Tambah tindakan imbasan PaperClerk serta tindakan berasingan untuk perbelanjaan manual Peribadi dan Perniagaan pada cabang masing-masing. Buka Butiran pintasan, pilih Tambah ke Skrin Utama dan ketik Tambah. Ketik ikon baharu untuk membuka menu kemasukan pantas. Untuk dokumen kertas, pilih imbasan dokumen. Selesaikan imbasan untuk mencipta PDF, kemudian semak butiran diekstrak dan failkan dalam PaperClerk.

▶

Pilih mata wang lalai pustaka, yang digunakan PaperClerk sebagai sasaran bagi jumlah mata wang asing. Penukaran mata wang ialah ciri Pro, dan pilihan kadar pertukaran muncul apabila penukaran Pro tersedia. PaperClerk meminta kadar bagi tarikh dokumen; apabila tersedia, amaun ditukar dipaparkan bersebelahan amaun asal bersama tarikh kadar dan sumbernya. Anda boleh memasukkan kadar yang disahkan untuk tarikh dokumen, yang dilabel Manual oleh PaperClerk; jika kadar sejarah tiada, penukaran kekal tertunda dan bukannya menggunakan kadar hari ini. Amaun dan mata wang asal kekal tersedia. Perbelanjaan manual ialah entri berasingan percuma bagi pembelian tanpa resit. Pilih Peribadi atau Perniagaan, masukkan jumlah bahagian anda, dan simpan apabila bersedia.

▶

Pada iPhone yang disokong, buka Butang Tindakan dalam Tetapan, pilih Pintasan, kemudian pilih pintasan PaperClerk. PaperClerk tidak boleh menetapkan butang perkakasan bagi pihak anda.

▶

Tab Templat menyatukan dua corak: templat nama fail menentukan nama fail yang disimpan, manakala peraturan folder menentukan tempat PaperClerk menyimpannya. Apabila pratonton kelihatan betul, berikan corak itu nama yang jelas dan ketik Simpan. Templat baharu muncul dalam senarai dan sedia digunakan semasa anda memfailkan dokumen lain. Cip identiti memilih nama tersimpan atau mengekalkan nilai imbasan; Jenis, Tujuan dan Kategori menerangkan dokumen. Tarikh, Tahun dan Bulan menggunakan tarikh dokumen; Jumlah, Mata wang dan Rujukan menggunakan butiran yang diekstrak, manakala tanda chevron memulakan aras folder baharu.

▶

Corak folder membina laluan daripada medan, dan Subfolder menandakan setiap aras; nilai Projek (seperti diimbas) yang kosong digugurkan daripada pratonton ini. Folder induk Pro boleh menambah awalan aras teratas. Semak pratonton laluan, kemudian simpan peraturan dengan nama yang jelas; tanda chevron memisahkan setiap aras folder. Nilai Projek (seperti diimbas) yang kosong digugurkan, jadi laluan ini mengandungi Penjual diikuti Jenis.

▶

Folder induk Pro menambah folder aras teratas sebelum peraturan. Dalam Edit & Failkan, pilihan Folder induk boleh menggantikan nilai tersimpan peraturan untuk satu dokumen.

▶

Perlu Tindakan ialah barisan susulan untuk dokumen yang telah difailkan, berasingan daripada arkib Pangkalan data yang boleh dicari. Buka penapis untuk memilih Tuntutan peribadi, Bil yang perlu dibayar atau Tindakan perniagaan; kemudian cari rujukan bercetak seperti tuntutan rekaan NC-CLM-0621, yang berstatus Tidak diserahkan dalam PaperClerk.

▶

Pilih bil peribadi untuk dibayar bagi menyemak bil utiliti berstatus Belum selesai; Tandakan Dibayar memadamkan peringatan daripada PaperClerk, tetapi tidak menghantar wang atau menghubungi pengeluar bil. Penjejakan tuntutan berasingan: pilih Tidak diserahkan, Dituntut atau Dibayar balik mengikut kemajuan urusan dengan penyedia. Dokumen perniagaan menggunakan Tindakan saya untuk susulan yang ingin dijejaki, berasingan daripada status bayaran dan tuntutan peribadi. Tetapkan invois rekaan kepada Perlu Tindakan supaya masuk ke barisan Perniagaan, kemudian ketik Tandai Selesai untuk membuang peringatan itu; pilih Tidak dijejaki jika tiada langkah seterusnya, kerana PaperClerk hanya merekod pilihan anda dalam app, bukan kelulusan, pembayaran atau penyelesaian luaran.

▶

Kongsi untuk Tuntutan bermula dengan satu dokumen: Resit sahaja berkongsi PDF, manakala Resit + maklumat teks turut menyertakan medan diekstrak, catatan tuntutan dan teks OCR.

▶

Pilih julat tarikh, kemudian tapis mengikut Peribadi atau Perniagaan dan tindakan terbuka; Salin CSV meletakkan baris rekod dipilih pada papan klip tanpa melampirkan fail resit. Julat tarikh lebih luas memerlukan Pro. CSV mengandungi baris untuk hamparan; SQLite ialah analisis ditapis, bukan sandaran untuk pemulihan. Pilihan Pro Sertakan fail dokumen menambah salinan fail asal ke ZIP. Kumpulkan dokumen berkaitan adalah pilihan dan menggunakan pautan yang disahkan.

▶

Setiap peranti menyimpan pangkalan data PaperClerk dan salinan dokumen difailkannya sendiri; dengan Pro pada akaun iCloud yang sama, rekod serta fail dokumen disegerakkan melalui CloudKit.

▶

Rantaian Dokumen Perniagaan menyusun rekod berkaitan mengikut peringkat: sebut harga, pesanan belian, penghantaran, invois atau bil, dan pembayaran. Anda boleh menjejaki dokumen tanpa menjadikannya satu fail. Rujukan bercetak membantu mencari padanan. Semak rujukan dan sahkan setiap hubungan dengan Pautan. Invois Cedar Peak dan pembayaran Northstar berkongsi rujukan CP-INV-9182, jadi PaperClerk mencadangkan pembayaran itu; semak rujukan sebelum mengetik Pautan untuk menyimpan hubungan. Selepas disahkan, buka Baucar Pembayaran daripada baris rantaian untuk melihat failnya. Jika tiada cadangan, Edit Rantaian Dokumen Perniagaan membolehkan anda mencari peringkat lain dan memautkan dokumen yang difailkan.

▶

Alih keluar pautan memadamkan hubungan antara dua rekod tetapi mengekalkan kedua-dua fail dalam arkib; tindakan kembali menjadi Pautan selepas dibuang. Peringkat kosong hanya bermaksud tiada dokumen dipautkan. Hubungan fail tidak memperuntukkan amaun pembayaran atau membuktikan penyelesaian bayaran.

▶

Pilih mata wang lalai pustaka, yang digunakan PaperClerk sebagai sasaran bagi jumlah mata wang asing. Penukaran mata wang ialah ciri Pro, dan pilihan kadar pertukaran muncul apabila penukaran Pro tersedia. PaperClerk meminta kadar bagi tarikh dokumen; apabila tersedia, amaun ditukar dipaparkan bersebelahan amaun asal bersama tarikh kadar dan sumbernya. Anda boleh memasukkan kadar yang disahkan untuk tarikh dokumen, yang dilabel Manual oleh PaperClerk; jika kadar sejarah tiada, penukaran kekal tertunda dan bukannya menggunakan kadar hari ini. Amaun dan mata wang asal kekal tersedia.

▶

Tag daripada imbasan memaparkan NORTHSTAR POWER dan akaun DEMO-0000. Beri pembekal nama yang mudah dikenali, Northstar Home, dan biarkan Ingat untuk padanan dihidupkan. Pemfailan menyimpan nama itu serta peraturan untuk dokumen sepadan pada masa hadapan.

▶

Peraturan ini hanya sepadan jika dokumen menunjukkan Project Studio East dan Vendor CEDAR PEAK OFFICE SUPPLY; padanan separa kekal dalam semakan. Tandakan TOTAL dan Reference sebagai sumber nilai, kemudian hidupkan Auto-process: sumber ini mengisi nilai tanpa mengubah padanan, manakala keutamaan 50 memecahkan seri antara peraturan yang sama khusus. Peraturan sekunder berjalan apabila peraturan Utama belum memilih nama fail atau folder: tetapkan syarat Jenis, Tujuan dan Kategori; medan digabung dengan DAN, beberapa nilai dalam satu medan menggunakan ATAU, dan pilihan Apa-apa melangkau semakan itu. Peraturan yang diaktifkan berjalan dari atas; padanan pertama mengisi bahagian yang ditetapkannya, nilai Lalai mengisi selebihnya, dan seretan menukar susunan. Pilihan pemfailan memaparkan Standard dan Lalai untuk nama fail, serta Mengikut Vendor dan Tahun dan Lalai untuk folder; setiap keputusan mempunyai sumbernya sendiri. Semak kedua-duanya sebelum memfailkan.

▶

Bahasa app mengubah label dan menu PaperClerk, manakala Bahasa teks dokumen ialah tetapan OCR berasingan yang boleh membantu pengecaman imbasan sukar. Tetapan itu tidak menterjemah sumber; teks PDF yang boleh dipilih dibaca terus.

▶

Sembunyikan jumlah sehingga dibuka mengaburkan nilai pada peranti ini; kawalan mata menggunakan Face ID, Touch ID atau kod laluan peranti untuk sesi itu, tetapi tidak menyulitkan fail atau pangkalan data. Perlu Tindakan ialah peringatan anda, bukan pengesahan daripada bank atau syarikat insurans.

▶

Sebelum menyusun semula, semak bilangan fail, destinasi lama dan yang dicadangkan serta amaran: Fail baharu sahaja membiarkan fail sedia ada di tempatnya, manakala Kemas kini fail sedia ada juga menggunakan perubahan terpilih. Simpan sebagai Templat Baharu, Simpan sebagai Peraturan Folder Baharu atau Simpan sebagai Folder Induk Baharu mengekalkan tetapan lama serta kegunaannya; Buat asal hanya terpakai pada fail selesai yang masih sepadan dengan kerja itu.

▶