Como faço…?

Comece com um PDF ou uma imagem. Toque no sinal de mais no PaperClerk, escolha o documento em Ficheiros e toque em Abrir. Corrija o que for necessário: escolha Recibo Médico e defina a finalidade como Reembolso. Não enviado é o lembrete para fazer o acompanhamento. O recibo revisto está arquivado na pasta da clínica. Se precisar de mais tempo com outro documento, Mais tarde mantém-no para revisão; a seguir, veja as várias formas de captar documentos.

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Escolha o método adequado: digitalizar um documento, adicionar uma despesa pessoal ou comercial sem recibo ou guardar uma captura de ecrã. Um atalho no ecrã principal facilita o acesso a estas opções. Em Atalhos, crie um atalho com Escolher no menu. Adicione a ação de digitalização do PaperClerk e ações separadas de despesa manual Pessoal e Empresa aos ramos correspondentes. Abra os detalhes do atalho, escolha Adicionar ao ecrã principal e toque em Adicionar. Toque no novo ícone para abrir o menu de entrada rápida. Para documentos em papel, escolha digitalizar documento. Termine a digitalização para criar um PDF, reveja os dados extraídos e arquive-o no PaperClerk.

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Escolha a moeda predefinida da biblioteca, que o PaperClerk usa como destino para montantes em moeda estrangeira. A conversão de moeda é uma funcionalidade Pro e as opções de câmbio aparecem quando a conversão Pro está disponível. O PaperClerk pede uma taxa para a data do documento; quando disponível, o valor convertido surge junto do original com a data da taxa e a origem. Pode introduzir uma taxa verificada para a data do documento, identificada como Manual pelo PaperClerk. Se não houver taxas históricas, a conversão fica pendente em vez de usar a taxa de hoje. O valor e a moeda originais continuam disponíveis. Despesa manual é um registo gratuito separado para uma compra sem recibo. Escolha Pessoal ou Empresa, introduza a parte do montante que lhe cabe e guarde quando estiver pronto.

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Num iPhone compatível, abra Botão de ação em Definições, escolha Atalho e selecione o atalho do PaperClerk. O PaperClerk não pode atribuir o botão físico por si.

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O separador Modelos reúne dois padrões: o modelo de nome de arquivo define o nome guardado e a regra de pasta define onde o PaperClerk o guarda. Quando a pré-visualização estiver correta, dê um nome claro ao padrão e toque em Salvar. O novo modelo aparece na lista e fica pronto para reutilização. Os chips de identidade escolhem um nome guardado ou mantêm o valor digitalizado; Tipo, Finalidade e Categoria classificam o documento. Data, Ano e Mês usam a data do documento; Montante, Moeda e Referência usam os dados extraídos, e o sinal de chevron inicia um novo nível de pasta.

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Os padrões de pasta criam um caminho a partir de campos, e Subpasta marca cada nível; o valor vazio de Projeto (digitalizado) é omitido nesta pré-visualização. Uma Pasta mestre Pro pode acrescentar um prefixo de nível superior. Confira o caminho e guarde a regra com um nome claro; o chevron separa cada nível de pasta. Como Projeto (digitalizado) está vazio, esse valor é omitido e o caminho fica com Fornecedor seguido de Tipo.

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As Pastas mestre Pro acrescentam uma pasta de nível superior antes da regra. Em Editar e arquivar, escolher uma Pasta mestre pode substituir o valor guardado da regra para um único documento.

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Precisa de ação é uma fila de seguimento para documentos arquivados, separada do arquivo pesquisável Banco de dados. Abra o filtro para escolher Reembolsos pessoais, Contas para pagar ou Ações empresariais; depois procure uma referência impressa, como o pedido fictício NC-CLM-0621, cujo estado no PaperClerk é Não enviado.

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Escolha as faturas pessoais a pagar para rever uma fatura de serviços públicos Pendente; Marcar como pago remove o lembrete do PaperClerk, mas não envia dinheiro nem contacta o emissor. Os reembolsos são acompanhados separadamente: escolha Não enviado, Solicitado ou Reembolsado conforme o progresso junto do prestador. Os documentos empresariais usam Minha ação para acompanhar seguimentos à parte dos estados pessoais de pagamento e reembolso. Defina a fatura fictícia como Precisa de ação para a colocar na fila empresarial e toque em Marcar como concluído para retirar o lembrete; escolha Sem acompanhamento se não houver um próximo passo, pois o PaperClerk regista a sua escolha na aplicação, não uma aprovação, pagamento ou conclusão externa.

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Partilhar para reembolso começa com um documento: Apenas recibo partilha o PDF, enquanto Recibo + informações em texto inclui também os campos extraídos, a nota do reembolso e o texto OCR.

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Escolha um intervalo de datas e filtre por Pessoal ou Empresa e ação em aberto; Copiar CSV coloca as linhas selecionadas na área de transferência sem anexar ficheiros de recibos. Intervalos mais alargados exigem Pro. CSV contém linhas para folhas de cálculo; SQLite destina-se a análise filtrada, não a restaurar cópias de segurança. A opção Pro Incluir ficheiros do documento adiciona cópias dos originais a um ZIP. Agrupar documentos relacionados é opcional e usa associações confirmadas.

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Cada dispositivo mantém a sua base de dados PaperClerk e cópias dos documentos arquivados; com Pro e a mesma conta iCloud, os registos e ficheiros sincronizam-se através do CloudKit.

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A cadeia de documentos comerciais organiza registos relacionados por etapa: orçamento, ordem de compra, entrega, fatura e pagamento. Assim acompanha os documentos sem os juntar num ficheiro. As referências impressas ajudam a encontrar correspondências. Reveja-as e confirme cada relação com Associar. A fatura Cedar Peak e o pagamento Northstar partilham a referência CP-INV-9182, pelo que o PaperClerk sugere o pagamento. Verifique a referência antes de tocar em Associar para guardar a relação. Depois, abra o comprovativo de pagamento na linha da cadeia para ver o ficheiro. Sem sugestões, Editar cadeia de documentos comerciais permite pesquisar outra etapa e associar um documento arquivado.

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Remover link apaga a relação entre os dois registos, mas mantém ambos os ficheiros no arquivo; a ação volta a Associar depois da remoção. Uma etapa vazia apenas não tem documento associado. A relação entre ficheiros não distribui valores de pagamento nem comprova a liquidação.

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Escolha a moeda predefinida da biblioteca, que o PaperClerk usa como destino para montantes em moeda estrangeira. A conversão de moeda é uma funcionalidade Pro e as opções de câmbio aparecem quando a conversão Pro está disponível. O PaperClerk pede uma taxa para a data do documento; quando disponível, o valor convertido surge junto do original com a data da taxa e a origem. Pode introduzir uma taxa verificada para a data do documento, identificada como Manual pelo PaperClerk. Se não houver taxas históricas, a conversão fica pendente em vez de usar a taxa de hoje. O valor e a moeda originais continuam disponíveis.

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Etiquetar a partir da digitalização mostra NORTHSTAR POWER e a conta DEMO-0000. Dê ao emissor o nome familiar Northstar Home e mantenha Memorizar para correspondência ativo. Ao arquivar, guarda esse nome e uma regra para futuros documentos correspondentes.

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Esta regra só corresponde se o documento mostrar o projeto Studio East e o fornecedor CEDAR PEAK OFFICE SUPPLY; correspondências parciais continuam para revisão. Marque TOTAL e Reference como fontes de valores e ative Auto-process: essas fontes preenchem os valores sem alterar a correspondência, enquanto a prioridade 50 desempata regras igualmente específicas. As regras secundárias são executadas quando uma regra primária ainda não escolheu o nome ou a pasta: defina condições para Tipo, Finalidade e Categoria, em que os campos usam E, vários valores no mesmo campo usam OU e Qualquer ignora essa verificação. As regras ativadas são executadas de cima para baixo; a primeira correspondência preenche o que definir, os valores predefinidos completam o resto e arrastar altera a ordem. As escolhas de arquivo mostram Padrão e Predefinido para o nome e Por fornecedor e ano e Predefinido para a pasta; cada decisão tem a sua origem. Reveja ambas antes de arquivar.

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O idioma da aplicação altera os rótulos e menus do PaperClerk; Idioma do texto do documento é uma definição OCR separada que pode ajudar a reconhecer digitalizações difíceis. Não traduz a origem, e o texto selecionável de um PDF é lido diretamente.

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Ocultar valores até desbloquear mascara os montantes neste dispositivo; o controlo do olho usa Face ID, Touch ID ou o código do dispositivo durante a sessão, mas não encripta arquivos nem a base de dados. Precisa de ação é um lembrete seu, não uma confirmação de um banco ou seguradora.

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Antes de reorganizar, confirme a quantidade de arquivos, os destinos antigo e proposto e os avisos: Apenas ficheiros futuros deixa os existentes no lugar; Atualizar também os existentes aplica as alterações escolhidas. Guardar como novo modelo, Guardar como nova regra de pasta ou Guardar como nova pasta mestre preserva a configuração e os usos atuais; Desfazer só se aplica a arquivos concluídos que ainda correspondam a esse trabalho.

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